Die Komplexität der bAV-Verwaltung wird nicht weniger. Die Regulatorik und die ständige Weiterentwicklung der IT besonders Richtung KI erfordern Zeit und Fachpersonal – beides knappe Ressourcen. Wie Arbeitgeber und EbAV mittels SaaS und Cloud nicht nur Effizienz, Struktur und Übersicht (zurück-)gewinnen sowie Kosten und IT-Risiken unter Kontrolle halten, sondern auch Systeme integrieren und Know how generieren können, erläutert Jens Gustenhoven.
Die Zukunft der bAV-Verwaltung beginnt jetzt
In der heutigen Arbeitswelt stehen Personal- und bAV-Leiter vor der Herausforderung, immer mehr Schnittstellen und Prozesse effizient zu koordinieren. Insbesondere bei der bAV-Verwaltung sind viele Stakeholder und Dienstleister zu managen. Da Pensionsrückstellungen häufig eine nicht unwesentliche Bilanzposition sind, möchten Geschäftsführung und Finance hier laufend über die bAV informiert werden. Thirdparties wie externe Dienstleister und Aktuare, aber auch Prüfer benötigen Informationen, um ihren Tätigkeiten nachgehen zu können.
Cloud-basierte digitale bAV-Verwaltungsplattformen, insbesondere SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service), bieten hier eine zukunftsweisende Antwort. Dieser Artikel zeigt, warum eine solche Plattform nicht nur aktuelle Probleme löst, sondern auch als Grundlage für den Einsatz von KI-Tools dient.
Herausforderungen in der bAV-Verwaltung – warum jetzt Digitalisierung gefragt ist
Als bAV-Leiter, Personalleiter oder Vorstand einer EbAV, wissen Sie: Die bAV-Verwaltung ist ein komplexes System aus HR, Finance und externen Dienstleistern. Unternehmen und EbAV kämpfen mit einer Vielzahl von Herausforderungen:
• Zeitmangel: Manuelle Prozesse und aufwendige Schnittstellen binden wertvolle Ressourcen.
• Regulatorische Anforderungen: Die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit wachsen stetig (z. B. DORA, DSGVO).
• Fachkräftemangel: Neue bAV-Sachbearbeiter sind schwer zu finden, während das bestehende Personal durch repetitive Aufgaben belastet ist.
• Datenfragmentierung: Informationen sind oft auf mehrere Systeme verteilt (Payroll, HR-Software, Excel), was Fehler begünstigt.
• Druck zur Implementierung von KI: Unternehmen stehen unter Zugzwang, KI-Technologien einzusetzen, um Effizienzgewinne zu realisieren.
Die Lösung: Eine cloud-basierte SaaS-Plattform für die bAV-Verwaltung, die alle relevanten Daten strukturiert und für den Einsatz von KI vorbereitet.
Die Vorteile einer KI-fähigen Cloud-Lösung liegen auf der Hand:
1. Zentralisierte Datenplattform für maximale Transparenz
Statt Daten in verschiedenen Systemen zu speichern, bündelt eine cloud-basierte Plattform alle relevanten Informationen an einem Ort. Dies ermöglicht Ihnen:
• Einheitliche Datenstrukturen für bessere Übersicht und Compliance.
• Schnellere und transparentere Kommunikation zwischen HR, Finance und externen Dienstleistern.
• Zugriff von überall – ideal für verteilte Teams und mobiles Arbeiten.
2. Automatisierte Workflows entlasten Ihr Team
Manuelle Prozesse kosten Zeit und Geld. Eine KI-gestützte Lösung übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie:
• Aufbereitung der Daten für Aktuare und Wirtschaftsprüfer.
• Automatische Berechnung von Rentenanpassungen.
• Erstellung von Kontoauszügen und Renteneintritten.
Das Ergebnis: Ihr Team kann sich auf strategische Themen konzentrieren, während Routineaufgaben effizient automatisiert werden.
3. Skalierbarkeit und Flexibilität für jede Unternehmensgröße
Ob 50 oder 5.000 Versorgungsberechtigte – eine moderne SaaS-Plattform wächst mit Ihrem Unternehmen. Vorteile:
• Keine zusätzlichen IT-Kapazitäten notwendig.
• Regelmäßige Updates garantieren eine stets aktuelle Lösung.
• Integration neuer Module oder Anpassung an gesetzliche Änderungen ohne großen Aufwand.
4. Kosteneffizienz durch SaaS-Modelle
• Keine hohen Anfangsinvestitionen in IT-Infrastruktur.
• Planbare Kosten durch monatliche Lizenzgebühren.
• Wartung, Support und Sicherheitsupdates sind bereits inkludiert.
5. Höchste Sicherheitsstandards und Compliance
Mit einer cloud-basierten Lösung setzen Sie auf zertifizierte Sicherheitsmaßnahmen wie:
• ISO 27001 und ISO 27018 Standards für Datenschutz und IT-Sicherheit.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung und moderne Verschlüsselungstechnologien.
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen zum Schutz sensibler bAV-Daten.
6. Fachwissen in der Software
• Durch die Hinterlegung und Parametrisierung von allen bestehenden Leistungsplänen ist das Fachwissen nicht mehr personengebunden, sondern in der Software.
• Bei Personalwechsel ist kein Wissenstransfer mehr erforderlich.
7. Integration in bestehende HR- und Payroll-Systeme
Eine moderne bAV-Plattform lässt sich problemlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren:
• Nahtlose Anbindung an Payroll- und HR-Software.
• Individuelle Benutzerrechte für verschiedene Abteilungen und externe Partner.
• Reduktion der Abhängigkeit von einzelnen IT-Dienstleistern.
8. Entgeltabrechnung und bAV-Verwaltung über ein Portal
• Abwicklung der bAV-Verwaltung und Pensionsabrechnung
• Optional auch die Abwicklung der Lohn- u. Gehaltsabrechnung
Praxisbeispiel: Cloud-Lösung in der bAV-Verwaltung im Einsatz
Ein mittelständisches Unternehmen mit 800 Mitarbeitern entschied sich für die Einführung einer cloud-basierten bAV-Verwaltungssoftware mit KI-Unterstützung. Vor der Umstellung waren die bAV-Daten über mehrere Systeme verteilt, was zu langen Bearbeitungszeiten und hoher Fehleranfälligkeit führte.
Nach der Implementierung der KI-gestützten Plattform:
• wurden Rentenanpassungen automatisch berechnet und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet
• identifizierte die KI fehlerhafte Dateneingaben in Echtzeit, wodurch Korrekturen sofort vorgenommen wurden.
• reduzierte sich der Zeitaufwand für die Verwaltung um 40%, was dem HR-Team Freiräume für strategische Projekte gab
• konnten durch intelligente Prognosen künftige Kostenentwicklungen präziser geplant werden, was dem Unternehmen eine bessere Finanzplanung ermöglichte.
Dieses Beispiel zeigt: Mit einer KI-gestützten Plattformlösung optimieren Sie Ihre bAV-Verwaltung nachhaltig.
Jetzt handeln für eine effizientere bAV-Verwaltung!
Die Zukunft der bAV-Verwaltung ist digital und KI-gestützt. Unternehmen, die jetzt in eine cloud-basierte Bestandsverwaltungssoftware investieren, profitieren von:
• Mehr Effizienz durch Automatisierung und zentrale Datenverwaltung.
• Sicherheit durch höchste Datenschutz- und Compliance-Standards.
• Zukunftssicherheit durch KI-gestützte Prozesse.
Machen Sie den ersten Schritt in die digitale Zukunft Ihrer bAV-Verwaltung. Lassen Sie sich jetzt beraten und erfahren Sie, wie Ihre Organisation von einer cloud-basierten, KI-fähigen bAV-Lösung profitieren kann!
Erfahren Sie mehr über eine cloud-basierte bAV-Verwaltung und weitere Administration Services für Unternehmen und EbAV.
Der Autor ist Vertriebsvorstand der Entgelt und Rente AG.
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Kontakt:
Jens Gustenhoven
Vertriebvorstand
Entgelt und Rente AG
Katzbergstraße 3a
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Tel.: +49 2173 93778 80
Mail: jens.gustenhoven@er-ag.de
Netz: https://er-ag.de/
Von ihm sind bereits auf PENSIONS●INDUSTRIES erschienen:
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